Rejsy miejscem spotkań biznesowych i to dosłownie...

Wyobraź sobie, że siedzisz przy dużym, okrągłym stole konferencyjnym, jednocześnie patrząc na otaczające cię turkusowe morze… dla inspiracji. Podczas lunchu uciekasz na górny pokład, aby chwilę poleżeć w słońcu. Wieczorem, po prezentacji biznesowej, obejrzysz na żywo kabaret, a z kolei jutro czeka cię kilka godzinach na Kajmanach.

Tak właśnie, według niektórych firm organizujących spotkania i wyjazdy biznesowe, powinna wyglądać korporacyjna ucieczka od codzienności, a firmy, te małe i te duże, zaczynają tego słuchać. Jako miejsce korporacyjnych spotkań, wydarzeń, czy konferencji amerykańskie firmy coraz częściej wybierają rejsy. Osiem procent firm, ankietowanych przez firmę PhoCusWright w zeszłym roku, wymieniło właśnie ogromne statki wycieczkowe jako najlepsze miejsce na tego rodzaju biznesową imprezę. W porównaniu do roku 2009 wynik ten wzrósł z 6 procent.

Zainteresowanie taką nietypową ofertą rośnie częściowo ze względu na oszczędności. Jak podaje firma Landry & Kling, która zajmuje się organizacją korporacyjnych spotkań na statkach, impreza typu all-inclusive, która obejmuje nie tylko posiłki, ale także rozrywkę, sprzęt konferencyjny oraz wynajęcie sal do spotkań, pozwala zaoszczędzić od 20 do 30 procent. Poza tym rejsy pozwalają oczyścić umysł, wygenerować świeże spojrzenie na problemy biznesowe i umożliwiają dzielenie się nowymi doświadczeniami ze współpracownikami, czyli są doskonałą formą imprezy integracyjnej i motywacyjnej.

- Istnieje wiele firm i organizacji, które w ostatnim czasie rezygnowały z korporacyjnych spotkań i teraz chcą zrobić coś, by odzyskać swój impet i siłę – mówi Jo Kling, współzałożycielka i dyrektor Landry & Kling. – Zabieranie ludzi w miejsce, w które nie udają się zbyt często, albo w takie, gdzie nigdy wcześniej nie byli, zmienia całkowicie perspektywę. Nie siedzą w ciemnej, hotelowej sali balowej…. myśląc „i znowu tu jesteśmy”.

Kling dodaje, że biznes odzyskuje siły od czasu kryzysu gospodarczego z 2008 roku i chwili, kiedy „efekt AIG” uderzył w branżę zajmującą się organizacją spotkań. Jak przewiduje, w przyszłym roku jej firma prawdopodobnie podwoi swoje zarobki.

Firmy decydujące się na spotkanie biznesowe na statku wycieczkowym mają dostęp do wszelkich udogodnień, na które w innych sytuacjach pewnie nie byłoby ich stać. Obejmuje to wieczorną rozrywkę, aranżacje kwiatów, sprzęt audio i wideo, a także osobiście wybierane posiłki, zamiast wcześniej zaplanowanych tac bankietowych.

- To wszystko po prostu znika jako dodatkowy koszt z firmowego budżetu – wyjaśnia Kling.

Jak dodaje Sandra Daniel, szefowa FIRE Light Group, firmy marketingowej zajmującej się też organizacją firmowych wyjazdów, korporacje współpracujące z dobrymi liniami wycieczkowymi potrzebują także mniej swojego personelu, który będzie prowadził zaplanowane przez nich wydarzenia.

- Kontrakty zawierane z liniami wycieczkowymi są często bardziej luźne, niż te zawierane z hotelami, również w kwestiach związanych z ewentualnymi zniszczeniami, czy odwołaniem imprezy – zauważa Daniel. – Poza tym większość uczestników zdecydowanie docenia fakt, że ma możliwość zobaczyć wiele ciekawych miejsc, z których część jest dostępna tylko z pokładu statku. A jednocześnie wystarczy, że rozpakują się tylko raz.

No i jedna, spora korzyść dla amerykańskich firm. Wycena takiego spotkania biznesowego jest przedstawiana i realizowana w amerykańskich dolarach, nawet jeśli podróż jest zagraniczna.

Rodzaje spotkań organizowanych na statkach wycieczkowych obejmują całą swoją skalę, ale najczęściej są to wyjazdy motywacyjne dla sprzedawców z dziedziny ubezpieczeniowej, finansowej, z bezpośredniej sprzedaży lub z produkcji. Rejsy stają się także popularne jako miejsca kontynuacji różnych kursów edukacyjnych, czy duże spotkania krajowe. Lista klientów Landry & Kling obejmuje takie firmy, jak Microsoft, Aflac, Harley-Davidson, Land O'Lakes, Mastercard International, czy MetLife.

Firmy mogą zarezerwować część statku, albo zorganizować pełny, prywatny czarter, zależnie od liczby uczestników. Spotkania na morzu mogą nie być jedynie dobrą ofertą dla dużych spotkań, które potrzebują setki wolnych, mniejszych pomieszczeń konferencyjnych.

Kling podkreśla, że rejsy stały się zdecydowanie łatwiej dostępne dla firm w ostatnim dziesięcioleciu, kiedy mnóstwo nowych statków wprowadzono na rynek. W Stanach Zjednoczonych można wyruszyć na taki rejs z 27 miejsc, w tym z Bostonu w stanie Nowy Jork, z Norfolk w Virginii, z Charleston w Karolinie Południowej, czy z Galveston w Teksasie. Jak wyjaśnia specjalistka, około 70 procent Amerykanów dzieli od portu rejsowego do pięciu godzin jazdy samochodem.

Aby sprostać większemu popytowi na tego rodzaju imprezy, Landry & Kling uruchomili portal internetowy Seasite.com, który jest poświęcony wyłącznie spotkaniom biznesowym na statkach wycieczkowych, co pozwala zainteresowanym korporacjom wysyłać prośby o propozycje do pięciu linii wycieczkowych i negocjować ceny grupowe.

Ale mimo większego zainteresowania, na razie ruch w interesie i tak nie jest jeszcze taki wielki. Około 25 do 35 procent działalności Royal Caribbean to wyjazdy grupowe, z czego grupy korporacyjne stanowią zaledwie niewielką część, przyznaje Lori Cassidy, szefowa działu czarterów i wyjazdów motywacyjnych w tej linii.

Kling podkreśla jednak, że linie wycieczkowe są zainteresowane przyciąganiem większej liczby klientów biznesowych, ponieważ w takich przypadkach rezerwacje są zwykle dokonywane wcześniej.

- Obserwujemy, że coraz więcej firm posiadających statki wycieczkowe, nastawia się na wyjazdy korporacyjne. Mamy już flotę 22 statków, które zostały celowo zbudowane tak, by posiadać centra konferencyjne – mówi Cassidy.

Wyjazdy korporacyjne w Royal Caribbean to zwykle programy obejmujące od trzech do pięciu nocy, a wybierane miejsca docelowe to Karaiby, Alaska, czy Europa. Można też zorganizować krótsze rejsy w rejonie Południowej Florydy.

Organizatorzy wyjazdów firmowych zwykle obawiają się ewentualnej choroby morskiej u swoich pracowników, a także braku możliwości przerwania wycieczki dla indywidualnych osób. Daniel uspokaja, że pierwsza z tych kwestii rzadko jest problemem na współczesnych, dużych i spokojnie płynących statkach. A druga z wątpliwości może stać się tak naprawdę zaletą, podkreśla zarówno Cassidy, jak i Kling.

- To przyciąga uczestników do wszystkich zaplanowanych zajęć. Oni nie mogą się nigdzie wyrwać – mówi Cassidy.

W wyniku tego okoliczności są bardziej sprzyjające. Nie zniknie nam nagle jeden z prowadzących, a uczestnicy nie będą opuszczali planowanych sesji, by zagrać na przykład w golfa. W innej sytuacji wszyscy rozeszliby się też w inne miejsca w porze kolacji, ale tak się nie stanie na statku wycieczkowym. Wyjazd jest więc rzeczywiście integracyjny.

Laura LaBelle z agencji modelingowej Barbizon USA, jest jedną z klientek. Jak mówi, jej firma zdecydowała się zorganizować dwa wyjazdy na 2 tysiące osób z Tampy na Florydzie, zamiast organizować dwie imprezy na lądzie, w Los Angeles i Nowym Jorku. Przemówił fakt, że spotkanie będzie miało podobne zalety, ale koszty będą o połowę mniejsze.

LaBelle przyznaje, że reakcja ze strony uczestników była niezwykle pozytywna. – Rodziny miały o wiele łatwiej. Wszyscy doskonale bawili się chodząc na pokazy i do przebieralni.

Przy organizacji takiego wyjazdu, osoba planująca naprawdę musi jednak odrobić swoje zadanie domowe. Jak wyjaśnia Daniel, niektóre statki mają na przykład mniejsze pokoje, niż te, które znaleźlibyśmy w tradycyjnych hotelach. Organizatorzy powinni zwrócić uwagę na to, jak dużo czasu będą spędzać w porcie w danym miejscu i ile czasu spędzą na morzu pomiędzy planowanymi przystankami.

- Istnieje wiele linii wycieczkowych, z których część może nam zapewnić komfort typowy dla pięciogwiazdkowego hotelu. Na pokładzie nie musi panować chaos, jak niektórzy się obawiają – dodaje. – Jeśli przywykłeś już do tradycyjnych spotkań na lądzie i nigdy nie brałeś udziału w rejsie, może warto to rozważyć.

Kling zgadza się z taką opinią.

- Rejsy nie zastąpią hoteli, ale jest to na pewno miła alternatywa – mówi. – To zapewni uczestnikom nową dawkę ekscytacji.{jathumbnail off}